Política de Denuncias
1. Introducción al Canal de Denuncias.
El prestigio y la reputación de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L son el resultado de muchos años de esfuerzo y trabajo de todos y cada uno de los que integran la empresa. Sin embargo, lo cierto es que el comportamiento inadecuado de un solo empleado puede llegar a dañar su imagen. Por ese motivo, desde LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L se trabaja activamente en prevenir y evitar esta posibilidad.
Así y entre otras cuestiones, se requiere que todos los empleados y colaboradores que actúen en nombre y/o por cuenta de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L. actúen siguiendo y respetando en todo momento la legislación vigente y las políticas y procedimientos internos. En esa labor de prevención también resulta de gran importancia la cooperación de todos los empleados a la hora de detectar posibles conductas irregulares.
En este sentido, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, refuerza la necesidad de que las empresas cuenten con sistemas y mecanismos de control que le permitan prevenir, detectar y reaccionar ante el riesgo de comisión de un delito en una empresa por parte de cualquiera de sus miembros. Y para la eficacia de estos modelos de prevención juega un papel fundamental el Canal de Denuncias, que permite a sus miembros informar de posibles riesgos e incumplimientos.
Dicho lo anterior, en esta Política se van a describir todas las cuestiones relacionadas con el funcionamiento del Canal de Denuncias de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L: quién puede formular una denuncia, contra quién, en qué situaciones y, sobre todo, qué pasos se seguirán cuando se reciba una denuncia. Todo ello, por supuesto, sometido a la más absoluta confidencialidad.
Todos los que integran LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L serán conocedores de esta herramienta, sin duda, de gran valor y utilidad para preservar y proteger, entre todos, su imagen, prestigio y reputación.
2. Usuarios del Canal de Denuncias
El Canal de Denuncias está dirigido al conjunto de profesionales de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L que tengan o puedan tener conocimiento de una irregularidad cometida por cualquier otro profesional.
2.1. ¿Quiénes deben denunciar a través del Canal de Denuncias?
Todos los empleados, directivos, colaboradores externos (agentes, subcontratistas u otros terceros que actúen sometidos a la autoridad de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L y todos los clientes y proveedores de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L deberán comunicar, a través del Canal de Denuncias, cualquier irregularidad de la que tengan conocimiento y que esté incluida en su ámbito objetivo, sin temor a ser objeto de despido o de cualquier otro tipo de represalia, y con la seguridad de que la misma será tratada con la más absoluta confidencialidad.
2.2. ¿Quiénes pueden ser denunciados a través del Canal de Denuncias?
Pueden ser objeto de denuncia todos los empleados, directivos, o colaboradores externos de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L sujetos a su autoridad que hayan cometido alguna irregularidad o conducta de las que se detallan en el Anexo I de este documento. Asimismo, también podrán ser denunciables a través de este Canal de Denuncias todas aquellas conductas que resulten contrarias a los principios y normas de conducta establecidos por LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L
3. Medios para la recepción de denuncias
El Gerente de la empresa nombrará al Responsable del Canal de Denuncias. Tanto su nombramiento como su cese serán notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias, en el plazo de los diez días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo. Todas las denuncias se deberán presentar ante el Responsable del Canal de Denuncias, las cuales habrán de formularse y presentarse por escrito o de forma verbal, pudiendo optar el denunciante por cualquiera de las vías que hay habilitadas para ello:
- Por correo electrónico, a canal.denuncias@prady.es.
- Mediante correo postal, dirigido a la atención del Responsable del Canal de Denuncias, apartado de Correos 96, 30562, Ceutí (Murcia).
- Por teléfono, al número 663987381.
Para las denuncias por escrito, el denunciante rellenará el formulario de denuncia (Anexo II), que estará a su disposición en la página Web corporativa (https://laboratoriosprady.com/).
En el caso de las denuncias verbales, el Responsable del Canal de Denuncias transcribirá textualmente la denuncia o la grabará, previa autorización del denunciante. Los denunciantes podrán identificarse al efectuar la denuncia o mantener el anonimato. No obstante, a lo largo de todo el procedimiento se garantizará la confidencialidad sobre la identidad del denunciante, dando cumplimiento a las exigencias establecidas en materia de privacidad por la Ley Orgánica de Protección de Datos. La privacidad es una de las cuestiones más relevantes en el funcionamiento del Canal. Precisamente por ello todas aquellas personas que puedan intervenir en algún momento ante una posible denuncia, estarán sometidos a la más absoluta obligación de confidencialidad y secreto profesional.
4. Medidas de protección del denunciante
4.1. Prohibición de represalias
Aquellas personas que formulen cualquier clase de denuncia según lo aquí previsto y de buena fe están protegidos frente a cualquier tipo de represalia, discriminación o penalización por motivo de la misma. El denunciante que entienda que se ha tomado alguna represalia en su contra como consecuencia de haber presentado una denuncia podrá ponerlo en conocimiento de la autoridad competente. La prohibición de represalias prevista en los párrafos anteriores no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la denuncia es falsa y que la persona que la ha realizado era consciente de su falsedad, habiendo actuado así con mala fe.
4.2. Confidencialidad sobre la identidad del denunciante
LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad del denunciante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad, se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte del denunciado no supondrá el acceso a los datos relativos a la identidad del denunciante. En consecuencia, y salvo que así se determine judicialmente, LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L no facilitará al denunciado la identidad del denunciante. Este principio de confidencialidad es uno de los pilares básicos del Canal de Denuncias, cuyo correcto funcionamiento depende de poder garantizar a los denunciantes que sus identidades serán protegidas, de forma que no se desincentive la comunicación de denuncias. Asimismo, el Responsable del Canal de Denuncias está obligado a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona denunciante. Si excepcionalmente algún asesor externo u otro miembro de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L participara en la investigación de los hechos, estaría sujeto a la misma obligación de confidencialidad y secreto profesional.
4.3. Medidas ante situaciones de conflicto de interés
En el caso de que los hechos denunciados se encuentren dentro del ámbito de las funciones del Responsable del Canal de Denuncias, este deberá abstenerse de intervenir en el procedimiento de tramitación de las denuncias, ya que se entenderá que existe conflicto de interés, pudiendo limitar su capacidad de llevar a cabo, con la debida objetividad, neutralidad e imparcialidad, la tramitación e instrucción de las denuncias. Este conflicto podrá darse igualmente cuando los hechos afecten a alguna persona con la que tenga vínculos de parentesco o un interés empresarial. Como consecuencia de lo anterior, si el denunciante sospechara que los hechos pudieran implicar una situación de conflicto de interés con el Responsable del Canal de Denuncias, podrá presentar la denuncia directamente ante el Gerente de la empresa, el cual podrá nombrar provisionalmente a otra persona como Responsable del Canal de Denuncias.
5. Procedimiento de tramitación de las denuncias
5.1. Recepción de las denuncias
Todas las denuncias que se formulen serán recibidas por el Responsable del Canal de Denuncias, que se ocupará de realizar un análisis preliminar de los hechos denunciados y su adecuación al formulario habilitado. Tras ello, decidirá si se inicia la correspondiente investigación o se inadmite a trámite la denuncia, según lo previsto en esta Política, disponiendo para ello de un plazo máximo de diez días laborales, a contar desde su efectiva recepción.
a) Inadmisión a trámite de la denuncia: si la denuncia no cumple con los requisitos de forma aquí establecidos, o resulta evidente que los hechos denunciados no suponen una infracción de las previstas, el Responsable del Canal de Denuncias la inadmitirá a trámite.
b) Admisión a trámite de la denuncia e inicio de la fase de investigación: cuando la denuncia formulada cumpla con los requisitos de forma exigidos y, además, los hechos denunciados se encuentren comprendidos en el ámbito del Canal de Denuncias, existiendo indicios de que los mismos han tenido lugar, el Responsable del Canal de Denuncias decidirá su admisión a trámite.
Después de seguirse los anteriores pasos, la decisión adoptada por el Responsable del Canal de Denuncias en esta fase del procedimiento será comunicada al denunciante con acuse de recibo en el plazo máximo de siete días laborales.
5.2.Investigación de los hechos denunciados
Admitida a trámite la denuncia, el Responsable del Canal de Denuncias iniciará las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos denunciados. Para ello, podrá solicitar cuanta información y documentación considere necesaria para tratar de esclarecer los hechos denunciados.
5.3. Propuesta de resolución
En el plazo máximo de tres meses se dará respuesta a las actuaciones de investigación. Una vez concluida la investigación, se llevarán a cabo dos actuaciones:
– En primer lugar, el Responsable del Canal de Denuncias reportará a la Gerencia los resultados alcanzados, formulando una propuesta de resolución.
– Hecho lo anterior, y a la vista de dicho reporte, la Gerencia adoptará la decisión que, en su opinión, resulte procedente, acordando el archivo de la denuncia y de las actuaciones realizadas cuando no hayan quedado suficientemente acreditados los hechos denunciados o estos no sean constitutivos de una infracción incluida en el Canal de Denuncias. Por el contrario, si considerase que los hechos denunciados sí han quedado suficientemente acreditados y, además, son constitutivos de una infracción incluida en el Canal de Denuncias, dictará una resolución motivada con indicación de las medidas legales a adoptar.
Cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito, se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
5.4. Ejecución de la sanción
Corresponderá aplicar la sanción o medidas disciplinarias acordadas al Gerente.
6. Canal de denuncias externo
Todo empleado de LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. La información se podrá realizar por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto dirigido al canal externo de informaciones de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. La solicitud del informante también podrá presentarse mediante una reunión presencial, dentro del plazo máximo de siete días. En el momento en que se cree la A.A.I. y/o se designe la autoridad u órgano autonómico correspondiente, se comunicarán a todo el personal de la empresa los canales externos concretos de comunicación: número de teléfono, email, dirección…
7. Protección de datos de carácter personal
A la hora de diseñar este Canal, LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L.U. da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos. Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias que se reciban y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados. Aquellos datos que se recaben en el marco de una denuncia y que den lugar a la apertura de la correspondiente investigación se integrarán en el fichero “Canal de Denuncias”, debidamente declarado ante la Agencia Española de Protección de Datos. El responsable de dicho fichero es LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L
En cambio, se hace constar expresamente que los datos contenidos en aquellas denuncias que no sean admitidas a trámite no se incorporarán a ningún fichero, procediéndose a su eliminación inmediata. Tanto el denunciante como el denunciado serán informados debidamente, en cada caso, de las personas y órganos concretos a los cuales se van a comunicar sus datos, con arreglo a lo establecido en esta política.
Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias:
✓ se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados;
✓ serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
✓ no se utilizarán para fines incompatibles;
✓ serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.
LABORATORIOS PRADY NORMAPIEL, S.L se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados, al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.
Puedes descargar nuestro Formulario de Denuncias AQUÍ y enviarlo a canal.denuncias@prady.es